Projektadministratör

Om uppdraget

Uppdraget avser en Projektadministratör till ett större och långsiktigt projekt inom spårbunden kollektivtrafik i Stockholm. Rollen innebär att stötta projektorganisationen med administration, dokumenthantering, fakturaflöden, mötesstruktur och informationsspridning i en komplex och verksamhetskritisk projektmiljö.

Du kommer att arbeta i beställarens projektorganisation och ha en central roll i att skapa struktur, effektivisera arbetssätt och säkerställa att administrativa processer fungerar smidigt. Rollen innebär många kontaktytor, både internt och externt, och passar dig som trivs med att hålla ihop många parallella arbetsuppgifter samtidigt.

Edge of Talent är ett kompetens och konsultbolag som erbjuder skräddarsydda lösningar för våra kunder, oavsett om det handlar om kortare konsultuppdrag, projektanställningar eller långsiktiga samarbeten. Vi är stolta över att matcha rätt talang med rätt uppdrag och skapa möjligheter för både våra konsulter och våra partners att växa tillsammans.

Hos oss blir du en del av en dynamisk organisation där du som konsult är anställd av Edge of Talent. Vi tar hand om administrationen, coachar dig genom din karriär, och säkerställer att du trivs i ditt uppdrag. Vårt fokus är att erbjuda dig uppdrag som passar just din kompetens och där du har möjlighet att utvecklas.

Som Projektadministratör blir du spindeln i nätet i projektet och ansvarar för att bidra till ett stabilt och effektivt administrativt arbetsflöde. Du stöttar projektledare och projektmedlemmar med administrativa processer och säkerställer ordning och struktur i dokument, ärenden, möten och fakturaflöden.

Arbetet omfattar bland annat ärende- och dokumenthantering, diarieföring, arkivering, mötesadministration, fakturagranskning, onboarding och offboarding samt olika typer av beställningar och behörighetsadministration. Du kommer även att delta i och ibland leda administrativa forum samt bidra till utveckling av interna arbetssätt och nätverk.

Rollen kräver att du är utåtriktad, serviceinriktad och strukturerad, med förmåga att hantera många uppgifter samtidigt. Du behöver också kunna kommunicera väl på både svenska och engelska, ha lätt att sätta dig in i nya system och kunna driva administrativa frågor självständigt.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter inkluderar:

I rollen som projektadministratör ansvarar du för att säkerställa ett stabilt och välfungerande administrativt arbetsflöde i projektet. Arbetet omfattar bland annat ärende och dokumenthantering såsom planering, strukturering av mappsystem, diarieföring och arkivering i relevanta dokumenthanteringssystem. Du bistår även vid hantering av begäran om offentliga handlingar från externa parter och ansvarar för olika administrativa processer kopplade till projektets dokumentation.

Du fungerar som ett administrativt stöd till projektledare och projektmedlemmar genom att samordna möten, ta fram mötesplaner samt skriva, distribuera och arkivera protokoll från möten och workshops. Rollen innefattar även att vid behov hantera resebokningar för projektmedlemmar och konsulter samt ansvara för de administrativa processerna kopplade till resor.

Vidare ansvarar du för olika administrativa beställningar såsom IT-beställningar, kontorsmaterial och andra resurser till projektmedlemmar. Du hanterar distributionslistor och gruppbrevlådor samt arbetar med fakturahantering, där du tar emot, granskar och konterar fakturor i organisationens ekonomisystem.

Arbetet omfattar också att bistå vid anskaffning och avslut av konsultuppdrag samt att hantera onboarding och offboarding av projektmedlemmar, inklusive beställning av utrustning, behörigheter och tillträden till lokaler och system. Du ansvarar även för att sprida relevant information inom projektet och bidrar till utvecklingen av interna administrativa arbetssätt och nätverk.

Rollen innebär många kontaktytor både internt och externt, och du förväntas vara behjälplig i olika administrativa frågor samt stödja projektet i de arbetsuppgifter som projektledning eller närmaste chef efterfrågar.

• Konsulten ska ha lägst gymnasial examen

• Minst 5 års arbetslivserfarenhet från rollen som projektadministratör från liknande verksamheter såsom inom kollektivtrafik, infrastruktur, samhällsplanering, teknik, bygg och anläggning, fordon eller IT

• Minst 5 års arbetslivserfarenhet av ärende- och dokumenthantering, såsom planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering

• Minst 5 års arbetslivserfarenhet av fakturahantering i Agresso eller liknande fakturahanteringssystem, inklusive kontering av fakturor och hantering av vidarefakturering/försäljningsordrar

• Minst 3 års arbetslivserfarenhet från rollen som projektadministratör inom offentlig verksamhet

• Minst 3 års erfarenhet av arbete i EDIT (Platina) eller motsvarande dokumenthanteringssystem

• Minst 3 års erfarenhet av att administrera i något av marknadens ledande administrativa webbaserade verktyg för projektsamarbete, såsom Webforum, SharePoint eller liknande

• Dokumenterad erfarenhet av att ha kommunicerat regelbundet på engelska, i tal och skrift, med internationella leverantörer eller samarbetspartners i minst två projekt

Start: Omgående

Omfattning : Heltid

Placering : Stockholm

Lön: Enligt överenskommelse

Kontakt: Hermela Nadew

Sista ansökningsdatum : Vi tar emot ansökningar löpande och håller annonsen öppen tills rollen är fylld. För att inte missa chansen rekommenderar vi att du skickar in din ansökan snarast.

Observera att vi kommer att kontrollera belastningsregister efter första intervjun om du går vidare i processen.