Delprojektledare inom flytt & logistik till Quest Consulting

Uppdragsbeskrivning

Organisationen ansvarar för drift och utveckling av ett samhällskritiskt infrastruktursystem och arbetar för att verksamheten ska vara säker, hållbar och kostnadseffektiv både nu och i framtiden. Organisationen är en statlig verksamhet med cirka 1400 medarbetare, där majoriteten arbetar vid huvudkontoret. Det finns även regionala kontor på flera orter i Sverige.

Organisationen har tecknat ett hyresavtal för ett nytt huvudkontor i en större kontorsfastighet i Stockholmsregionen. Lokalerna omfattar cirka 50 000 kvm och syftet är att utveckla ett modernt kontor i ett område med god service och kommunikationer.

För vissa delar av lokalerna kommer organisationen att agera byggherre och ansvara för projektering och färdigställande enligt gällande regelverk. Inflyttning planeras preliminärt till början av 2030.

Uppdraget utförs av en extern konsult.

Roll och profil

För att passa för uppdraget bör konsulten ha god kunskap om flytt- och logistikprocesser samt erfarenhet av kontorsanpassningar. Arbetsuppgifterna är både praktiska och administrativa.

Vi söker en person med starkt driv som kan initiera aktiviteter, nå resultat och ta ansvar för sitt arbete. Rollen kräver god samarbetsförmåga och förmåga att skapa engagemang och samsyn. Du bör även ha ett helhetsperspektiv och kunna göra välgrundade prioriteringar baserat på komplex information.

Du har förståelse för hur olika delar av projekt och verksamheter hänger samman och arbetar strukturerat med gemensamma metoder och arbetssätt. God pedagogisk förmåga är också viktig för att kunna förklara komplexa samband på ett tydligt sätt.

Arbetsuppgifter

I uppdraget ingår bland annat att:

• Ansvara operativt för delprojektets tidplan, budget och resultat
• Planera, följa upp och rapportera projektets progress till huvudprojektledare
• Samverka med andra delprojektledare och interna representanter i frågor som rör flytt och logistik
• Identifiera och hantera risker enligt organisationens projektstyrningsrutiner
• Kartlägga befintliga hyresavtal och nuvarande lokalisering av verksamhetsenheter för att planera flytten
• Planera inventering av befintlig inredning, belysning, AV- och IT-utrustning för att identifiera flyttvolymer och möjligheter till återbruk eller avyttring
• Ta fram logistikplaner för transporter, in- och utvägar samt hantering i både befintliga och nya lokaler
• Ta fram upphandlingsunderlag enligt offentlig upphandling för flytt- och logistiktjänster
• Stödja upphandlingsfunktion vid anbudsutvärdering
• Planera och koordinera beställningar, leveranser och installationer
• Ansvara för kommunikation kopplad till flytten tillsammans med projektets kommunikationsfunktion
• Planera och leda logistiska aktiviteter kopplade till leveranser, montering och flytt
• Ansvara för godsmottagning fram till dess att den ordinarie driftorganisationen är etablerad i de nya lokalerna
• Delta i projektmöten och rapportera status för delprojektet
• Löpande uppdatera projektstatus i organisationens projektverktyg
• Ta fram slutrapport för delprojektet avseende resultat, tidplan och budget
• Säkerställa överlämning till drift- och linjeorganisation

Obligatoriska krav

• Minst 10 års erfarenhet i rollen som delprojektledare eller motsvarande roll
• Erfarenhet av minst 2 stora flytt & logistikprojekt som inkluderat IT-arbetsplats från de senaste 5 åren i rollen som delprojektledare eller motsvarande roll. Minst 1 projekt ska vara av teknisk karaktär; såsom labb, IT-serverrum eller korskopplingsrum. *Stora flytt och logistikprojekt = flytt som berört minst 600 medarbetare och 12 000 kvm i en fastighet
• Erfarenhet av att ha medverkat i framtagning av upphandlingsunderlag för flytt- och logistikupphandlingar enligt LOU samt medverkat i anbudsutvärdering i minst 3 projekt
• Erfarenhet av godshantering inkl. planering av in- och utleveranser
• Erfarenhet av att ha arbetat i ett digitalt inventeringsverktyg i samband med flytt och logistikprojekt
• Erfarenhet av minst 1 projekt innehållande säkerhetsskyddsklassificerad information från de senaste 5 åren. Projektet skall vara av sådan nivå att uppdrag kan verifieras (beskrivas kort utefter vad som är möjligt ur ett informationssäkerhetsperspektiv och kunden kan nämnas med namn).

Meriterande krav

• Erfarenhet av flytt och logistikplanering som inkluderat framtagning av flyttinstruktioner till flyttfirma
• Erfarenhet av flyttkommunikation i samband med flyttprojekt. Erfarenheten ska omfatta arbete med:- Framtagning och presentation av internt kommunikationsunderlag till medarbetare inför, under och efter flytt- Framtagning av flyttinstruktioner och checklistor till medarbetare- Agerat stöd till chefer och nyckelpersoner
• Erfarenhet av arbete med:- Inventering av befintligt möblemang och utrustning- Beslut om återbruk, nyanskaffning och avyttring- Logistik kring magasinering och etappvis leverans/flytt

Din ansökan

Låter rollen intressant och passande? Ansök i så fall omgående för vi intervjuar löpande och rollen kan tillsättas innan sista ansökningsdatum.

Vi kan enbart ta emot och bearbeta din ansökan genom att du registrerar ditt CV i vår portal. Med avseende på GDPR kan vi ej ta emot ansökningar via e-post. Varmt välkommen med din ansökan! Uppdraget är en del av Quest Consulting personaluthyrning.

Om oss

Quest Consulting är ett auktoriserat konsultbolag med kollektivavtal, försäkringar, friskvård och tjänstepension. Vi är specialiserade inom IT, Teknik, HR, Administration och Ekonomi. Vår målsättning är att vara din personliga samarbetspartner och just därför är det så viktigt för oss att arbeta efter våra kärnvärden där våra ledord är att vara Personliga, Nyskapande och Professionella.